5 základních otázek, které je potřeba zodpovědět při výběru dodavatele RPA

Digitalizace, robotizace a automatizace se staly nezbytnou součástí strategického uvažování všech manažerů a podnikatelů, kteří neustále hledají rezervy ve firmách, aby jim neujel vlak a neztratily konkurenceschopnost.


Každý, kdo se už seznámil s přínosy robotické procesní automatizace (RPA) a rozhodl se tuto technologii využít ke zvýšení produktivity zaměstnanců, snížení nákladů, zrychlení procesů nebo pro zlepšení efektivity a zákaznických služeb, se nevyhne složitému výběru dodavatele.

Automatizace procesů se dá postavit na různých technologiích a jejímu nasazování se věnují typově odlišné firmy, takže právě rozhodování pro správného dodavatele je často poměrně náročné. Konzultanti Soitronu připravili 5 otázek, které je při výběru dodavatele RPA potřeba pečlivě zvážit.

1. Jakou technologii použijeme?

Pro robotickou automatizaci procesů je nutné vybrat si nejen dodavatele, který provede samotné nasazení RPA, ale zajistí i softwarovou technologii, na které bude řešení postavené. Mezi nejpoužívanější nástroje v tomto smyslu patří UiPath, Automation Anywhere a Blue Prism.

Každý z nich má samozřejmě svoje plusy a minusy, kvůli kterým může být k určitým účelům vhodnější, nebo naopak zcela nevhodný. Odlišné jsou nejen možnosti, způsoby používání a principy spolupráce se stávajícími systémy, ale také ceny licencí.

Pokud si RPA vybírají přímo byznysová oddělení, je dobré požádat o pomoc ajťáky nebo zvolit dodavatele, který je partnerem různých výrobců RPA nástrojů, takže dokáže na základě zkušeností doporučit zákazníkovi nejvhodnější technologii.

2. Jaký typ dodavatele vybereme?

RPA dnes poskytuje velké množství typově odlišných firem – od konzultačních společností přes softwarové firmy až po systémové integrátory. A každý z nich může mít svá pro a proti.

Společnosti, které mají jako hlavní činnost poradenství, můžou zdůrazňovat, že dobře rozumí podnikovým procesům a mají rozsáhlé zkušenosti s jejich optimalizací. Technologické firmy budou nejspíš poukazovat na svoje technické know-how potřebné pro získávání elektronických dat z různých systémů a na integraci RPA se stávajícím IT prostředím.

Ideální volbou je ale zjevně dodavatel, který nabízí možnost konzultací k optimalizaci podnikových procesů a zároveň má vynikající vývojářské a integrační kapacity, díky kterým dokáže zvládnout případné technické problémy a sladit automatizaci s už používanými informačními systémy a aplikacemi.

3. Jak budeme RPA provozovat?

Kromě nástroje a dodavatele je při zavádění robotické automatizace nutné rozhodnout, jak se má software provozovat a jak se za něj bude platit. Jednou z možností je nákup potřebných licencí a instalace RPA do vlastního IT prostředí.

Dobrý dodavatel ale umožňuje zákazníkům využít softwarovou automatizaci i jako službu. Je to možnost, která může být zvlášť výhodná pro firmy, kde chybí robustní IT oddělení nebo na automatizaci nejsou kapacity.

V málokteré firmě navíc mají procesy, při kterých by byl robot vytížený neustále. Některým dokonce stačí zapojit automatizaci jenom na jednu až dvě hodiny denně. V takových případech může být efektivnější licence nekupovat, ale zaplatit pouze za čas, který robot skutečně odpracuje.

4. Jak zajistíme údržbu a rozvoj RPA?

Řešení pro softwarovou automatizaci procesů není balíkový software, takže je rozumné vyhnout se dodavatelům, kteří k zavádění RPA přistupují jako k jednorázovému projektu ukončenému podepsáním předávacích protokolů.

O přístupu dodavatele hodně vypovídá už způsob, jakým chce řešit samotnou implementaci. Je rozdíl, když postupuje výhradně podle zadání zákazníka, nebo se snaží procesům detailně porozumět a analyzuje, co se stane po automatizaci v kontextu jiných procesů. Stejně důležité je otestovat celé řešení v různých scénářích ještě před předáním.

Důkladné zdokumentování a vyzkoušení automatizovaného procesu totiž snižuje riziko, že řešení nebude fungovat správně. Korektní dodavatel navíc pro každý případ monitoruje proces i v ostrém provozu a garantuje následnou podporu, pokud bude potřeba provádět další změny.

5. Bude se při automatizaci s daty nakládat v souladu s legislativou?

Přísná legislativa o ochraně osobních údajů dnes firmám nařizuje, aby při nakládání s údaji byly mimořádně opatrné, a to včetně případů, kdy data zpracovávají softwarové roboty.

Při výběru RPA je proto potřeba zjistit, jestli může dodavatel prokázat, jaké činnosti robot během procesu provádí, a případně poskytnout potřebné relevantní záznamy. Zároveň je důležité, aby na projektu pracovaly firmy, které mají k dispozici vývojáře certifikované podle standardů používané technologie. Dodavatel by měl navíc garantovat, že se žádné údaje bez vědomí zákazníka trvale neuchovávají na místě, kde by mohl hrozit jejich únik nebo zneužití.

Precizní dodavatel si před předáním řešení projde s klientem zdrojový kód a srozumitelně vysvětlí, co softwarový robot v jednotlivých krocích dělá, kam zasahuje a jak s daty zachází.