Pokud jste se někdy zajímali o robotickou procesní automatizaci (RPA), určitě znáte její přínosy – od možnosti zvýšit produktivitu až po snížení nákladů a zlepšení efektivity.
Softwarový robot nikdy nespí, proto šetří množství času a urychluje procesy, ale také zbavuje lidi časově náročných rutinních úkonů a díky tomu umožňuje zkvalitnit služby poskytované zákazníkům nebo občanům a zvýšit spokojenost zaměstnanců.
Jako každá technologie ale ani RPA nedokáže všechno a pro úspěšný výsledek jejího nasazení je nutné splnit některé nezbytné předpoklady. Tady jsou tři základní věci, které je potřeba uvědomit si ještě před samotnou implementací RPA.
1. Bez vstupních dat to nepůjde
RPA potřebuje data v elektronické podobě – s papírovými dokumenty pracovat nedokáže. Pokud tedy chcete softwarem zautomatizovat například zpracování písemných stížností zákazníků nebo faktur přijatých tradiční poštou, budete je nejdřív muset převést do digitální podoby
Ideální je, když jsou vstupní data v takzvané strukturované podobě, tedy uspořádaná předem stanoveným způsobem. Právě nestrukturovaná podoba dat, která ve firmách i na úřadech převažuje (například e-maily, ale také audiozáznamy, videa nebo fotografie, včetně digitalizovaných formulářů vyplněných ručně), může vypadat jako hlavní překážka efektivního zavedení RPA.
Podoba dat nevhodná k robotickému zpracování ale není neřešitelný problém. Papírové dokumenty se dnes dají celkem spolehlivě „přečíst“ pomocí technologie na rozpoznávání písma (OCR). Existují také obdobná řešení na přepis audiozáznamů pořízených v kontaktních centrech do textové podoby.
2. Softwarový robot nemá mozek
Robotický software umí zpracovat všechno, na co je naprogramovaný, ale nemá inteligenci a neumí se sám od sebe učit. Proto od něj nemůžete očekávat, že bude odpovídat na otázky, na které neexistuje jednoznačná odpověď. Ty totiž vyžadují citlivé posouzení člověkem, které robot nedokáže nahradit.
Například při schvalování úvěrů nebo jakýchkoli žádostí, u kterých žadatel některá kritéria splňovat může, a jiná nemusí, by automatické zamítnutí mohlo znamenat ztrátu příležitostí nebo nespokojenost klientů. Proto je při automatizovaném schvalování žádostí v některých případech potřeba využít také odborný názor zkušeného pracovníka, který může být zčásti založený i na pocitu.
Potřeba lidského úsudku a rozhodování v některých fázích procesu ale nemusí automaticky znamenat, že daná činnost není vhodná pro automatizaci. Znamená jenom to, že k automatizovanému procesu zpracování je k robotům občas nutné přizvat člověka. Dá se to vyřešit třeba vyskakovacím oknem, které se odpovědnému pracovníkovi objeví na ploše, když si robot s něčím neví rady nebo nemá potřebnou kompetenci.
Chybějící inteligenci RPA je také možné vynahradit zakomponováním prvků umělé inteligence a strojového učení. V takovém tandemu se softwarový robot dokáže adaptovat a umí vyvíjet rozhodování na základě širšího kontextu a minulých zkušeností.
3. Integrace je nezbytná
Efektivní využití RPA může někdy vyžadovat zpracování velkých objemů dat v různých formátech a z různých zdrojů. Týká se to třeba účetních oddělení a přijímaných faktur, na kterých bývají jednotlivé údaje uvedené na různých místech. Aby je software dokázal přečíst, musí mít sjednocenou podobu nebo se robot musí přizpůsobit čtení každé požadované podoby.
Ani rozmanitost formátů nebo zdrojů dat není nepřekonatelná překážka. Jde spíš o komplikaci, se kterou je třeba počítat při určování celkové pracnosti a vyčíslování nákladů vůči přínosům, případně při rozhodování, které procesy se vyplatí automatizovat, a u kterých už nemusí být návratnost investic adekvátní.
Při uvažování o omezeních a možných překážkách pro zavedení RPA je zároveň dobré si uvědomit, že samotný softwarový robot neřeší podstatu nefunkčních nebo neefektivních procesů. V Soitronu proto ještě před automatizací analyzujeme příslušné postupy a v případě potřeby navrhujeme jejich vylepšení pomocí nástrojů managementu podnikových procesů.
Pokud přemýšlíte o RPA, najděte si partnera, který nejen dobře zná předpoklady úspěšného zavedení robotické automatizace, ale poskytuje i široké portfolio služeb, včetně integrace a procesního managementu, které mohou být pro smysluplné využití RPA nezbytné.
nejen bez API, ale také bez nutnosti něco měnit. API není totiž nutné. Technologie robotické automatizace procesů je totiž naprogramována tak, že si provede úkony obdobně, jak by to udělala obsluha – na pozadí pracují přímo v různých aplikacích, provádějí validace, kopírování informací, vkládají a přepisují data, otevírají e-maily včetně příloh, reportují, a to vše přesně podle předem nadefinovaného scénáře.
