Automatizace HR oddělení

HR oddělení je srdcem každé společnosti. Poskytuje zaměstnancům podporu a poradenství a zajišťuje spoustu každodenních administrativních úkolů, které udržují společnost v chodu. Každého zaměstnance společnosti provází od nástupu až po ukončení pracovního poměru. Řada činností, které oddělení provádí, se opakuje, je časově náročná a dělá se ručně. Jde o činnosti, které vyžadují pozornost, jsou neefektivní a vedou k častým chybám. A právě s nimi může pomoct technologie RPA.

Kde můžete automatizaci využít?

SCREENING UCHAZEČŮ O ZAMĚSTNÁNÍ

Screening životopisů a uchazečů o zaměstnání může snadno spotřebovat spoustu času. Personalista musí uchazeče vyhledat, projít si jejich životopisy, posoudit, jestli jsou vhodní na danou pozici apod. Odhaduje se, že výběr správného uchazeče trvá přibližně 3 dny. Pomocí RPA se celý proces dá plně automatizovat. Vaši personalisté tak rovnou dostanou seznam vhodných kandidátů včetně životopisů.

Co udělá robot?
Robot si v předem definovaném čase stáhne volné pracovní pozice ve firmě, zkontroluje vámi nadefinované minimální požadavky na uchazeče, otevře pracovní portály, udělá screening a pošle personalistům seznam nejvhodnějších uchazečů i s jejich životopisy.

ODCHOD ZAMĚSTNANCE

Když zaměstnanec ukončuje pracovní poměr u zaměstnavatele, je důležité, aby všechno proběhlo plynule a včas. Ručně prováděné kroky v rámci tohoto procesu jsou náročné na čas a přesnost. Ať už jde o kontrolu vyrovnání účtu zaměstnance, odebrání přístupových práv, vyplnění a zkontrolování evidenčního listu nebo o předání pracovních pomůcek. Robot přitom dokáže provést celý proces nebo jeho část automaticky, přičemž zaručuje 100% přesnost dat.

Co udělá robot?

Robot zaeviduje datum ukončení pracovního poměru zaměstnance, zkontroluje ho a uloží si ho do paměti. V dohodnutém intervalu – v den odchodu zaměstnance, několik dní před ním nebo po něm, vstoupí robot do příslušných systémů, odebere zaměstnanci přístupová práva a zkontroluje jeho účet. O provedených činnostech i o stavu jednotlivých přístupových práv pošle e-mailovou notifikaci.

GDPR

Všechny firmy působící na evropském trhu jsou povinné dodržovat požadavky nařízení GDPR, které upravuje zpracovávání, uchovávání, používání a obnovování osobních údajů. V praxi to znamená, že pokud má společnost údaje o zaměstnanci, musí je na jeho žádost ze svých systémů odstranit, což může být velmi náročné a v mnoha firmách problematické.
Co udělá robot?
Po obdržení požadavku na kontrolu nebo výmaz osobních údajů robot postupně vstoupí do jednotlivých systémů, kde vyhledá všechna potřebná data a pošle je na e-mail. Pokud zaměstnanec požaduje i vymazání svých osobních údajů, robot je vymaže.

NÁSTUP NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ

Před nástupem nového zaměstnance je nutné všechno připravit tak, aby nedocházelo k prodlevám a zaměstnanec se mohl hned pustit do práce. Potřebuje k tomu vytvořit uživatelské účty, e-mailové adresy a přístupová práva k aplikacím, zajistit technické vybavení a podobně. Všechno musí navíc odpovídat pravidlům společnosti. Na tomto procesu se často podílí nejenom personální oddělení, takže koordinace nebývá vždycky jednoduchá. Vyřídit pro zaměstnance všechno potřebné hned v první den nástupu může být někdy problém.
Co udělá robot?
Po zaevidování nového zaměstnance do systému si robot přečte, kdy a na jakou pozici zaměstnanec nastupuje. Na základě předem definovaných pravidel následně vstoupí do příslušných aplikací a zřídí potřebné přístupy, případně objedná požadované pracovní pomůcky (počítač, telefon atd.). Po vytvoření všech přístupů robot pošle nástupní dokumenty, které si musí nový zaměstnanec nastudovat.

MĚSÍČNÍ VÝKAZY A MZDY

Měsíční výkaznictví a mzdy patří ke klíčovým procesům každé společnosti. Získávání údajů, správné přepočty, výkazy pro zdravotní a sociální pojišťovny nebo daňové úřady jsou ale často složité a jejich sestavování bývá časově náročné. Většina mzdových procesů je založená na pravidlech, zahrnuje velké objemy dat a ve své podstatě se opakuje. Vzniká tak klasický prostor pro použití RPA, aby se zvýšila přesnost a zkrátila se doba zpracování – především pokud má společnost větší počet zaměstnanců.

Co udělá robot?

Po uzavření docházky robot vstoupí do docházkového systému, zkontroluje vyplněné údaje, přepočítá mzdy, stravenky, odsouhlasené odměny, dovolené, náhrady a podobně. Po vytvoření výplatnice stáhne výkazy, přihlásí se do systému zdravotní a sociální pojišťovny a nahraje výkazy za daný měsíc do příslušného systému.

JAK PROBÍHÁ ZAVEDENÍ RPA?

Konzultace

Na úvod je nutné sejít se osobně s vaším IT oddělením a lidmi, kteří provádějí činnosti určené k automatizaci. Společně si nastavíme a definujeme potřebné přístupy.

SETKÁNÍ

Setkání trvají přibližně 2–3 hodiny a nemusí být osobní – mohou probíhat i přes Skype, Teams, Webex, Zoom a podobně.

NÁVRH

Na základě těchto setkání proces zdokumentujeme a navrhneme jeho automatizaci.

AUTOMATIZACE

Procesy automatizujeme v systémech, které běžně používáte, nevytváříme nové systémy ani neupravujeme ty zavedené.

Jak dlouho trvá zavedení RPA?

Samotná automatizace netrvá dlouho. Od prvního setkání umíme dodat robota hotového a nasazeného ve vašich systémech už za 3–4 týdny. Náročnost samotného nasazení je ve srovnání s nasazením nových systémů minimální. Rychlost zavedení RPA se pohybuje v jednotkách týdnů, a to s minimálním zatížením zaměstnanců při vývoji a testování řešení.

Jaká je návratnost investice do RPA?

Návratnost investice do softwarových robotů se pohybuje v rozmezí od 6 do 12 měsíců.

Reference

V Soitronu jsme “zaměstnali” robota, který půlhodinový onboarding proces zvládne sám za 30 sekund.

Výhody automatizace

ZJEDNODUŠENÍ MZDOVÉ AGENDY Roboti zpracují všechny mzdy včetně oprav a doplnění docházek doručených e-mailem. Čas potřebný ke zpracování mezd se tak zkrátí asi o 85% a míra chybovosti bude nulová.

EFEKTIVNĚJŠÍ NÁSTUP NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ Robot připraví pro nového zaměstnance všechny potřebné přístupy, uživatelské účty a objedná technické vybavení. Doba nutná k vyřízení všech náležitostí se tím zkrátí přibližně o 70%. Robot navíc nedělá chyby.

PŘEHLEDNĚJŠÍ ODCHOD ZAMĚSTNANCE V den odchodu robot zaměstnanci odebere přístupy do různých systémů a pošle odpovědné osobě hlášení o tom, kde všude tyto přístupy deaktivoval.

ZAJIŠTĚNÍ SOULADU S GDPR Robot zkontroluje osobní údaje zaměstnance evidované ve všech dostupných systémech. Informace zkompletuje a v případě potřeby je umí ze systému i vymazat. Tím pádem zaručuje 100% kontrolu a soulad s GDPR.

ZJEDNODUŠENÝ NÁBOR NOVÝCH ZAMĚSTNANCŮ Softwaroví roboti umožňují sledování relevantních profilů na pracovních portálech a informují uchazeče o výsledcích jejich pracovních pohovorů. Personalisté díky tomu mají na pracovní pohovory více času.

Stáhnout PDF